We zitten in een economisch goede tijd, maar helaas zullen veel ondernemers nog steeds herkennen dat veel klanten te laat betalen en in het ergste geval helemaal niet in staat blijken te zijn om hun factuur te betalen. Eigenlijk altijd een issue binnen een organisatie die voldoende aandacht verdient. Een te lange debiteurentermijn kan een behoorlijks streep door de rekening zijn voor groeiplannen die je hebt doordat er onvoldoende financiële middelen beschikbaar zijn om deze groei te financieren. Belangrijk is om het debiteurenbeheer goed te organiseren binnen je bedrijf, maar ook samenwerken met een goed incassobureau is hierin een belangrijk element. In dit blog leggen we je uit hoe je dit goed kunt organiseren binnen je organisatie.

Het strak organiseren van je debiteurenbeheer

Het is belangrijk om strak op je debiteuren te zitten en snel tot actie over te gaan als betalingstermijnen worden overschreden. Om dit te bereiken is het belangrijk om ervoor te zorgen dat er iemand binnen je organisatie verantwoordelijk is voor het debiteurenbeheer. De persoon of personen zorgen dat de taken die hierbij horen uitgevoerd worden, maar kijken tevens of de debiteurentermijn op het gewenste niveau is. Belangrijk element daarbij is dat deze personen kunnen werken met goede software. Hiermee moet je allereerst goed kunnen factureren, maar net zo belangrijk je moet goed kunnen volgen of de factuur wel of niet betaald is. In deze moderne tijd kun je dat vaak doen door deze software te koppelen aan je internetbankieren. Je hebt daarmee realtime inzicht in of een factuur wel of niet betaald is. Je ziet dus ook direct of een betalingstermijn wordt overschreden en zodoende kan je snel actie ondernemen. Deze acties zijn de 1e herinnering, 2e herinnering, telefonisch contact en meestal daarna en als laatste de laatste aanmaning. Hierin geef je aan dat bij uitblijven van betaling de vordering overgedragen zal worden aan een incassobureau en dat de incassokosten ook in rekening gebracht zullen worden.

Wat doet een incassobureau?

Als je hebt overgedragen aan een incassobureau dan zullen zij over het algemeen eerst starten met een minnelijke incassoprocedure. Dit betekent dat zij je klant opnieuw zullen aanschrijven en bellen om tot een goede nieuwe betalingsafspraak te komen. Als dit niks oplevert zal er een juridische incassoprocedure gestart worden. Dat betekent dat via een vonnis een één of meer juridische middelen worden afgedwongen om zo goed mogelijk grip te krijgen op de vordering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het leggen van beslag.